保育士コラム
保育士・在職証明

保育士転職に必要な在職証明書って何？依頼の仕方は？（テンプレート付）

更新日：2021年02月02日

転職先に提出する書類の中に「在職証明書」という書類があるのをご存じでしょうか？
在職証明書とは認可保育園で保育士として何年働いたか証明する大切な書類です。
転職先の保育園に必ず提出する書類で、あなたの給与にも影響します。
本日はその在職証明書の取得方法についてご紹介します。

転職を検討している方は事前にどういうものかチェックしてみてくださいね。
それではどうぞ！

■保育士の在職証明書って何？

在職証明書とは認可保育園で保育士として働いていた期間を証明する書類で、勤務証明書とも言われます。
認可外保育園（無認可保育園）等の児童福祉法に基づいて認可を受けていない保育施設では、
在職証明書が不要かつ認可外保育園での保育士経験は換算されない場合があります。

認可保育園に転職する際には必要になる書類です。過去に転職経験が何度かある人は
全園分の在職証明が必要です。

■在職証明書が必要な理由

認可保育園は自治体や行政から補助金をもらい、運営をしています。
保育士の給与についての補助金額は保育士経験年数によって変動します。
これを「処遇改善等加算」と言い、自治体や行政に証明するためには
在職証明書を発行し、提出する必要があります。履歴書や職務経歴書は自分で作成するため、
偽ることもできてしまうので、公式な書類として在職証明書が求められるのです。

■在職証明書の取得方法

在職証明書は働いていた園に依頼をし、発行してもらいます。
転職先の園から依頼をしてもらえる場合もありますが、一般的には自ら依頼をする場合が多いです。

退職日当日に受け取る、退職後に郵送で受け取る２つの方法があります。

【退職日当日に受け取るケース】

退職日に受け取りたい場合は余裕を持って、事前に依頼をしておきましょう。
在職証明書には
「発行依頼者の氏名・生年月日・住所・雇用期間・雇用形態・役職・勤務地・職務内容・発行日・発行元の保育園名・保育園住所・証明印」などを記載します。

＜記入用紙例＞

在職証明書　記入例

【退職後に郵送で受け取るケース】

＜記入例＞

在職証明書依頼文　記入例

手順１：依頼書の作成

【１】宛名

紙面の左上に園名を記載。略さず正式名称を記入しましょう。

【２】送付日年月日

署名を依頼した日（送付した日）を文章の右上に記載しましょう。

【３】タイトル

依頼内容を書きましょう。

（例）在職証明書発行のご依頼について

【４】あいさつ文

手紙は一般的に「拝啓」「謹啓」などの頭語で始まり結語で終わります。

頭語から一文字空けて挨拶文を書き始め、挨拶文の冒頭は季節に合った時候の挨拶を入れます。

【５】本文

あいさつ文の後に「さて」「つきましては」と本題を記載しましょう。

・期日※２～３週間ほど余裕を持って記載する

・返信先※自身の氏名・住所を記載。

「返信用の封筒を同封しておりますので、そちらをご使用いただけますと幸いです。」と

記載しましょう。

【６】結び

依頼に対してのお礼

（例）この度はお忙しい中、お手数をおかけしてしまい申し訳ございません。

などの結びの言葉と結語で締めましょう。頭語と結語は対になっている組み合わせを使用しましょう。

組み合わせ例：拝啓（はいけい）と敬具（けいぐ）、拝呈（はいてい）と敬白（けいはく）、啓上（けいじょう）と拝具（はいぐ）

【７】差出人の連絡先

氏名、住所、電話番号を記載

手順2：同封内容の確認

□手順１で作成した依頼文

□返信用封筒（あらかじめ必要切手を貼り、自身の住所・氏名を記載しておきましょう）

■在職証明書取得の５つの注意点

【１】事前に電話でお願いをしましょう

突然依頼文を送るのではなく、お電話でお願いをしておくとより丁寧で印象も良いです。

＜電話での伝え方＞

お忙しい中、申し訳ございません。

〇年〇月まで勤務をさせていただいておりました△△（フルネーム）と申します。

この度、転職先が決まり在職証明書が必要となりましたので、発行のお願いをしたくご連絡いたしました。

大変お手数をおかけいたしますが、郵送にて返信封筒を同封いたしますので、ご対応をお願いできますでしょうか。

【２】コピーを取って保管

在職証明書の原本は新しい園に提出してしまうため、コピーを取って保管をしておきましょう。
その際に提出した履歴書の内容と相違がないかも確認しましょう。

【３】在職証明書は転職の度必要！

【２】でコピーを取って保管と記入しましたが、在職証明書は原本の提出を求められることがほとんどですので、
転職の度に発行依頼が必要です。転職を短期間に繰り返している方の場合は複数の園に在職証明書の発行をお願いすることで
度々転職していることが強調されてしまうため、転職先に依頼するのではなく、自身で取り寄せることをおすすめします。

【４】円満退職でない場合

トラブルが生じて転職になった場合、在職証明書の備考欄に詳細を記載されるケースがあります。
また、在職証明の発行の際に直接、園同士でやりとりすることで悪い評価が伝わってしまう場合も考えられますので、
懸念がある方は自身で取り寄せることをおすすめします。

【５】在職証明書の発行を拒まれる場合がある

在職証明書の発行は義務付けられていない為、時々発行を渋る園があります。
その場合は新しい勤務先や紹介会社を利用した際はアドバイザーに相談をし、発行をしてもらえるよう
仲介に入ってもらいましょう。

■在職証明書は非正規雇用（アルバイト・パート・派遣）の期間も含まれる？

非正規雇用での勤務も保育士経験として含まれます。
原則として、1日6時間・月20日以上勤務された保育士の方が対象となりますが、
転職先の保育園で求められた場合には前勤務先に在職証明書の発行を依頼しましょう。
派遣社員で働いていた場合は雇先の派遣会社ではなく、勤務をしていた園への依頼になるので注意しましょう。

いかがでしたでしょうか？

他の職種と違い、保育士転職には在職証明が必要です。
ご自身のお給料にも関わる重要な書類になりますので、
事前に依頼方法や注意点を理解しておきましょう。

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